1. INTRODUCCIÓN
La “Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de personas
que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción”
(en adelante Ley 2/2023) ha transpuesto al ordenamiento jurídico español La
Directiva europea 2019/1937 Directiva “Whistleblowing”, relativa a la protección de las
personas que informan sobre infracciones al Derecho de la Unión. Esta norma
establece la obligatoriedad de que las entidades jurídicas de los sectores públicos y
privados, con más de 50 empleados, y aquellas personas jurídicas del sector privado
que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión europea en materia de
servicios, productos y mercados financieros, dispongan de un Sistema Interno de
Información (SII) para comunicar de manera oportuna, adecuada y confidencial, las
acciones u omisiones previstas en esta Ley.
Este Sistema Interno de Información se configura como el cauce preferente para
recibir información sobre aquellas acciones u omisiones que se identifican en la misma,
y a estos efectos deberá:
- Permitir la comunicación sobre las infracciones previstas en la Ley.
- Garantizar la confidencialidad de la identidad de las personas que hagan uso
del sistema de información, y de cualquier tercero mencionado en la
comunicación realizada y de las actuaciones que se desarrollen en su gestión. - Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de
ambos modos. - Integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse
en la entidad. - Garantizar la tramitación efectiva de las comunicaciones presentadas.
- Contar con un Responsable del Sistema.
- Contar con una Política y un Procedimiento de Gestión de las comunicaciones
recibidas. - Establecer las garantías para la protección de las personas informantes.
MECANIZADOS, S.A. tiene implantada una “Política del Sistema Interno de
Información y Protección del Informante” en la que se establecen los principios
generales del Sistema Interno de Información, con los que se compromete en el
desarrollo de la actividad empresarial de las empresas que lo integran. Esta Política
recoge igualmente el “Canal Interno de Información” (en adelante “Canal de
Información”) que se ha establecido como mecanismo de comunicación y
conocimiento confidencial, transparente y adecuado para informar de aquellos
comportamientos que puedan conllevar alguna irregularidad o de algún acto contrario
a la legalidad, o a las normas de comportamiento del Código Ético y demás normas
internas aplicables, cometidos por quienes integran la empresa MECANIZADOS, S.A.,
tanto de su equipo de dirección, como por las personas trabajadoras en general, así
como por las personas representantes o trabajadoras de empresas que colaboran con
el Grupo en sus distintas actividades.
Teniendo en cuenta todos estos antecedentes, se elabora el presente “Procedimiento
de Gestión de Comunicaciones del Canal Interno de Información” (en adelante
el “Procedimiento”), que desarrolla la Política antes mencionada, y se constituye
como una herramienta corporativa puesta al servicio de todas las personas a quienes
más adelante se identificará, para facilitar la comunicación , gestión , investigación ,
seguimiento, resolución, y confidencialidad de las comunicaciones realizadas de buena
fe, en relación con posibles comportamientos o actuaciones contrarias a la legalidad
vigente, y de igual manera, a los principios, normas éticas e internas de
MECANIZADOS, S.A., y su consiguiente protección frente a cualquier tipo de represalia .
2. ALCANCE
Este Procedimiento es aplicable a la entidad que forma parte de MECANIZADOS, S.A.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
3.1. Ámbito Material
Todas las personas identificadas en el apartado siguiente tendrán la posibilidad de
comunicar a través del Canal de Información habilitado por MECANIZADOS,S.A.,
aquellas acciones u omisiones que vulneren la legislación vigente, de acuerdo con lo
establecido en la Política corporativa del Sistema Interno de Información.
Por consiguiente, podrán ser objeto de información, y serán tramitadas conforme a lo
dispuesto en el presente Procedimiento, las comunicaciones que se encuentren
relacionadas con:
- Aquellas acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del
Derecho de la Unión Europea, descritas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero,
reguladora de la protección de personas que informen sobre infracciones
normativas y de lucha contra la corrupción. - Aquellas acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción
penal (delito). - Acciones que puedan ser constitutivas de infracción administrativa grave
o muy grave.
De igual manera, podrán ser objeto de comunicación a través del Canal de
Información, aquellas informaciones que puedan implicar una violación de los
principios y deberes que se contemplan en el Código Ético de MECANIZADOS, S.A.
El Canal de Información no puede ser utilizado como buzón de sugerencias, ni como
medio para presentar consultas o solicitudes, quejas o reclamaciones. A título de
ejemplo, no podrán comunicarse a través de este medio:
- Quejas o reclamaciones formuladas por asegurados sobre el contrato del seguro que tengan suscrito. Éstas deben ser interpuestas ante el Servicio de Atención al Cliente de la Entidad a través de los medios y canales establecidos a este efecto.
- Comentarios o juicios de valor subjetivos que no estén relacionados en modo alguno con una acción, conducta, o comportamiento contrario a la legalidad vigente, o poco ética.
3.2. Ámbito Subjetivo
Podrán hacer uso del Canal de Información las siguientes personas:
- Personas que trabajen por cuenta ajena, empleadas en cualquiera de las
sociedades del Grupo. - Personas que realicen trabajos por cuenta propia o autónomos.
- Accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o
supervisión de las empresas, incluidas aquellas que no tengan la condición de
ejecutivas, así como el personal voluntario y en prácticas remuneradas o no;
personas que ya no tengan relación con las empresas de MECANIZADOS, S.A. por
haber expirado ésta, personal en formación o becarios. - Cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y la dirección de contratistas,
subcontratistas y proveedores. - Personas que comuniquen o revelen públicamente información sobre
infracciones obtenidas en el marco de una relación laboral ya finalizada. - Personas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, si la información
sobre la infracción que se comunique se obtiene durante el proceso de selección o
negociación precontractual. - Todas aquellas personas que de forma directa o indirecta intervengan en el
procedimiento y puedan ser represaliados por ello (asesores del Informante,
representantes, etc.).
En adelante, las personas aquí mencionadas serán referidas como “lo/s informante/s”
o “persona/s informante/s”.
4. RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El órgano de administración de MECANIZADOS, S.A. será el competente para la
designación de la persona física responsable de la gestión del sistema de información
(en adelante el “Responsable del Sistema”), y su destitución o cese.
La persona Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma
independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de las entidades de
MECANIZADOS, S.A. a quienes resulte de aplicación el presente Procedimiento. No
podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los
medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
Corresponde al Responsable del Sistema el seguimiento, cumplimiento y comprobación
de la suficiencia de las medidas recogidas en el presente Procedimiento, así como la
tramitación y gestión de las comunicaciones que se puedan realizar al amparo de lo
establecido en este documento, garantizando en todo momento la confidencialidad en
el tratamiento de dichas comunicaciones.
El Responsable del Sistema gestionará toda comunicación que se reciba a través del
Canal de Información establecido, sobre la posible comisión de una actuación ilícita o
irregular descritas en el apartado 3.1 del presente procedimiento.
5. CANAL DE INFORMACIÓN
MECANIZADOS, S.A. ha habilitado el espacio “Canal del Informante” dentro de su
página web www.mecaniza.com, donde se publicará la información sobre el canal
interno para la comunicación de las informaciones sobre las acciones u omisiones
recogidas en el apartado 3.1 anterior del Procedimiento, relacionadas con las
actividades desarrolladas por la empresa MECANIZADOS, S.A..
En este canal se han integrado los diferentes canales internos ya existentes y que se
encontraban habilitados para efectuar estas comunicaciones, en función de la
naturaleza u origen de las mismas en la siguiente dirección electrónica:
https://compliance.legalsending.com/canal/?C=48601199019010829
Se trata de un canal seguro, con las garantías de confidencialidad, y protección del
Informante.
La realización de una comunicación a través del Canal de Información, no impide que
la persona informante pueda realizar esta misma comunicación ante cualquier otro
organismo que resulte competente.
De igual manera, toda persona física podrá utilizar el canal externo de información de
la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) regulado en la Ley
2/2023, o de las autoridades u órganos autonómicos correspondientes que hubieran
establecido igualmente un canal de información general, o de cualquier otro organismo
público nacional o europeo que tuviera un canal específico para comunicar la comisión
de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación material de
este Procedimiento, ya sea directamente o previa comunicación a través del canal
interno.
6. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
Cualquier persona informante que detecte una conducta susceptible de ser comunicada
a través del Canal de Información habilitado por MECANIZADOS, S.A., deberá ponerla
en conocimiento del Responsable del Sistema a través de los siguientes medios:
- El envío de una comunicación a la dirección electrónica identificada en el
apartado 5 anterior. - El envío postal, dirigido a MECANIZADOS, S.A., a/a Responsable Sistema
Interno de Información, Calle de la Granja, 28 del Pol. Ind. Juan Carlos I de
Almussafes (Valencia)- 46440. - A solicitud de la persona informante, mediante petición dirigida al Responsable
del Sistema, podrá realizarse la comunicación mediante una reunión presencial.
En este caso, se advertirá a la persona informante de que la comunicación será
grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que
establecen el Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de
diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos
digitales.
Las personas que efectúen una comunicación a través de los medios dispuestos en
este Procedimiento, deberán garantizar que, en caso de facilitar datos personales éstos
son verdaderos, exactos, completos y actualizados.
Las personas que presenten una comunicación informando sobre una irregularidad o
incumplimiento de la normativa que resulte de aplicación, deben hacerlo de buena fe,
con respeto a la verdad, con el convencimiento de actuar correctamente y solamente
en beneficio de MECANIZADOS, S.A., y de la sociedad en general.
Se entenderá que una comunicación ha sido realizada de buena fe, y conforme a
cuanto se encuentra establecido en el presente Procedimiento, cuando: - La información que se traslade esté basada en hechos o indicios de los que
razonablemente pueda desprenderse que se ha cometido una acción u omisión
contraria a la legalidad vigente. - La comunicación se haya efectuado sin desprecio hacia la verdad, y sin ánimo
de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o
profesional, o de lesionar el honor de una persona o de un tercero.
El mal uso del Canal de Información, o la realización de comunicaciones falsas o de
mala fe, podrá, cuando así corresponda y hayan quedado constatadas estas
circunstancias, conllevar la imposición de una sanción disciplinaría por parte
MECANIZADOS, S.A., sin perjuicio de la posible responsabilidad civil, por la lesión al
honor o la comisión de un delito de injurias o calumnias, que este tipo de
comportamientos o actuaciones puedan conllevar.
MECANIZADOS, S.A. no permitirá que se tomen represalias de ningún tipo, contra las
personas que efectúen las comunicaciones que hayan sido remitidas de buena fe. En
este sentido las personas informantes estarán protegidas como más adelante se
establece de forma expresa y tal y como se recoge en la Política del Sistema Interno
de Información y Protección al Informante del Grupo.
7. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El Procedimiento regulado en este documento, comporta el almacenamiento de datos
personales, por lo que las condiciones de su implantación están sometida a la
legislación vigente, por consiguiente, todo tratamiento de datos personales realizado
en aplicación del presente Procedimiento se realizará de conformidad con lo dispuesto
en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de personas que
informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con el
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de
2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento
de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la
Directiva 95/46/CE (en adelante RGPD), así como con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de
diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en
adelante LOPDGDD).
De conformidad con lo establecido en la citada normativa, se informa que los datos
personales que se proporcionen como consecuencia del presente Procedimiento serán
tratados en calidad de responsable del tratamiento por el órgano de administración o
de gobierno correspondiente de MECANIZADOS, S.A., y se encuentran citadas en el
apartado 2 “Alcance” de este Procedimiento, con la finalidad de cursar, investigar y
gestionar la comunicación recibida.
El tratamiento se ampara, tanto en el cumplimiento de la obligación legal que se
establece en la Ley 2/2023, como en el interés público. Durante la tramitación del
mismo se dará la información establecida en los artículos 13 y 14 del RGPD tanto a la
persona informante como a la parte afectada.
El acceso a los datos está limitado dentro de sus competencias y funciones,
exclusivamente al Responsable del Sistema, a la persona responsable de Cumplimiento
Normativo, y al Delegado de Protección de Datos.
MECANIZADOS, S.A. tiene implementadas medidas de seguridad en el Canal del
Informante y en los canales internos de información que están integrados en citado
canal, que garantizan la máxima confidencialidad respecto de las comunicaciones
realizadas, impiden el acceso a personal no autorizado, y las posibles pérdidas de dicha
información.
En aras al principio de confidencialidad, la persona afectada por la comunicación
remitida a través del Canal del Informante no podrá acceder ni a los datos de la
persona que la hubiera efectuado, ni de cualquier persona que pueda estar implicada
en las acciones u omisiones comunicadas, durante la tramitación del procedimiento. El
derecho de acceso de la persona afectada queda limitado, por tanto, a sus propios
datos personales.
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el Sistema Interno de
información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la
procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Este periodo no
excederá en ningún caso de tres meses desde la recepción de la comunicación sin que
se hubieren iniciado actuaciones de investigación, salvo que en el caso de que la
finalidad sea la de dejar evidencia del funcionamiento del sistema o que se deriven
procedimiento administrativos o judiciales.
Los interesados podrán ejercer sus derechos en materia de protección de datos
mediante una comunicación escrita dirigida a la dirección postal: Mecanizados, S.A.,
calle de la Granja, 28 Pol. Ind. Juan Carlos I, 46440- Almussafes (Valencia), o en el
correo electrónico mecanizados @ mecaniza.com, con identificación del asunto: “canal
informante”.
Puede consultar más información en nuestra política de privacidad del canal del
informante que se encuentra en esta sección de las páginas web anteriormente
indicadas.
8. DERECHOS Y DEBERES DE LA PERSONA INFORMANTE
8.1. Derechos de la persona informante:
- Derecho a la confidencialidad, de forma que el Responsable del Sistema no
podrá comunicar a la persona afectada la identidad de la persona informante,
con las excepciones legalmente previstas o en aquellos supuestos en los que
este último lo consienta expresamente cuando, de lo contrario, no fuera posible
proseguir con la investigación. - Derecho a conocer la información relativa al tratamiento de datos personales en
el marco del Sistema Interno de Información. - Derecho a la información de la posible comunicación de los datos, al amparo de
la normativa, tanto a jueces y Tribunales, como a las personas u organismos
que se estimen pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación. - Derecho a que no se adopten represalias contra ella por razón de la
comunicación efectuada, siempre que actúe de buena fe. - Derecho a ser informada de la resolución o archivo de la comunicación
realizada, en su caso.
8.2. Deberes de la persona informante:
- Deber de actuar de buena fe. Las comunicaciones realizadas de mala fe podrán
dar lugar a las medidas disciplinarias y/o sancionadoras que en su caso
procedan contra la persona denunciante. - Deber de aportar los datos y documentos de los que disponga relacionados con
los hechos comunicados. - Deber de confidencialidad. La persona informante no podrá comunicar a ningún
órgano o persona distintos del Responsable del Sistema la identidad de la
persona afectada por la comunicación que lleve a cabo, con las excepciones
legalmente previstas.
La conducta de la persona informante que actúe de buena fe y con voluntad de
colaboración podrá ser tenida en cuenta por MECANIZADOS, S.A. al efecto de calificar
o, en su caso, sancionar su participación o relación con los hechos objeto de
comunicación.
9. DERECHOS DE LA PERSONA AFECTADA
- Derecho a que se le comunique que se encuentra inmersa en un proceso de
investigación, fruto de una comunicación presentada a través del Canal de
Información, en el tiempo y forma que se resulte adecuado para garantizar el
buen fin de la investigación de los hechos. - Respeto a la presunción de inocencia.
- Derecho a recibir información sobre las acciones u omisiones que se le atribuyen
- Derecho a presentar alegaciones por escrito, a ser oído, y a aportar aquellos
medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
10. REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES
Para que una comunicación realizada a través del Canal de Información, pueda ser
gestionada de forma adecuada, en la medida de lo posible, deberá tener el siguiente
contenido mínimo:
- Identificación de la persona informante: nombre y apellidos y datos de
contacto (dirección de correo electrónico y/o teléfono), salvo que se trate de
comunicaciones efectuadas de forma anónima. - Identificación de la persona/s responsable/s de la irregularidad comunicada, en
caso de ser conocidas. - Irregularidad comunicada, debiendo describirse los hechos y motivos de la
misma y especificar dónde y cuándo tuvieron lugar tales hechos, aportando
evidencias y pruebas de los mismos, siempre que sea posible.
Se podrá contactar con la persona informante, en caso de que sea necesario, para que
aporte información adicional a la comunicada.
En cumplimiento a lo establecido en la Ley 2/2023, se admitirán las comunicaciones
anónimas si estas tienen cierto grado de verosimilitud. En este caso la persona
Responsable del Sistema, actuará diligentemente en orden a comprobarla. También se
admitirán si sirven para completar la información recibida en una comunicación previa
que cumpla los requisitos mínimos mencionados.
Toda persona que efectúe una comunicación sobre una irregularidad o
quebrantamiento de la legalidad vigente a través del Canal de Información, debe de
tener indicios racionales, que sustenten la misma, por lo que la comunicación deberá
venir acompañada, cuando resulte posible, de las pruebas que acrediten los hechos, al
menos indiciariamente. Cualquier prueba debe de haber sido obtenida por el
informante de forma licita, es decir con respeto a la ley y los derechos y las garantías
constitucionales.
Si al realizar la comunicación se hubiera incurrido en un defecto, en cuanto a la falta
de información mínima necesaria, que sea subsanable, se concederá a la
persona informante, un plazo de cinco (5) días hábiles, para que subsane el defecto,
advirtiéndole en este caso de que se procederá al archivo de la comunicación sin más
trámite, si el defecto no es subsanado en este plazo.
11. RECEPCIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES
11.1. Registro
Recibida una comunicación a través del canal de información, el Responsable del
Sistema procederá a su registro, siéndole asignado un código de identificación. Este
registro contará con los niveles de protección adecuados para garantizar la seguridad
de los datos incorporados y evitar su manipulación. El acceso a este registro estará
restringido exclusivamente al Responsable del Sistema. En dicho registro quedarán
documentadas todas las comunicaciones recibidas, cumplimentando los siguientes
datos de cada una de ellas:
- a) Código de identificación.
- b) Fecha de recepción.
- c) Naturaleza de la comunicación y personas involucradas.
- d) Fecha de inadmisión, en su caso.
- d) Estado de la investigación e instrucción.
- e) Resolución del expediente.
- f) Medidas adoptadas.
- g) Fecha de cierre.
11.2. Acuse de recibo
En un plazo no superior a siete días hábiles desde dicha recepción se procederá a
acusar recibo de la comunicación efectuada, a menos que el informante expresamente
haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación, o que el
Responsable del Sistema considere razonablemente que el acuse de recibo de la
información pudiese comprometer la protección de la identidad del informante, o que
la comunicación se haya efectuado de forma anónima.
11.3. Comprobación
Registrada la comunicación, el Responsable del Sistema comprobará si aquella expone
hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación material
recogido en el apartado 3.1 anterior.
En el supuesto de que el Responsable del Sistema comprobase que la comunicación
recibida es pertinente, pero su contenido es insuficiente, incompleto o no proporciona
el detalle necesario para que se pueda iniciar la instrucción del expediente, se remitirá
a la persona informante una comunicación solicitándole la aportación de información o
documentación adicional en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, desde la
recepción de dicha comunicación, salvo que se tratase de comunicaciones realizadas
de forma anónima. Transcurrido dicho plazo sin contestación del informante en este
sentido, se procederá al archivo del expediente.
Realizado este análisis preliminar, la persona Responsable del Sistema, decidirá, en un
plazo que no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles desde la fecha de entrada en
el registro de la información:
a) Inadmitir la comunicación , en alguno de los siguientes casos:
- Cuando la información trasladada carezca de toda verosimilitud, resulte
falta de fundamento, notoriamente falsa o no tenga soporte probatorio
alguno. - Cuando la información facilitada tenga carácter genérico y no se refiera a
hechos o datos concretos contrastables. - Cuando los hechos relatados en la comunicación realizada no sean
constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico o de la normativa interna
de MECANIZADOS, S.A., recogida en el apartado 3.1. de este Procedimiento. - Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan,
a juicio de la persona Responsable del Sistema, indicios racionales de haberse
obtenido la información comunicada mediante la comisión de un delito. En
este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal
relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito. - Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa
sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de
la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se
den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un
seguimiento distinto. En estos casos, el Responsable del Sistema, notificará la
resolución de manera motivada. - Cuando respecto de los mismos hechos y conductas comunicadas se hayan
realizado anteriormente actuaciones de investigación que se encuentren ya
cerradas. - Cuando se trate de hechos y circunstancias que están siendo o hayan sido
ya investigadas por la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la policía judicial. - Cuando exista otra circunstancia justificada apreciada por el Responsable
del Sistema.
La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera
renunciado a recibir comunicaciones del Responsable del Sistema, procediendo
igualmente a la supresión de los datos personales recogidos en el registro de la
comunicación realizada.
b) Admitir a trámite la comunicación : La admisión a trámite se comunicará al
informante, salvo que la comunicación fuera anónima, o el informante hubiera
renunciado a recibir comunicaciones del Responsable del Sistema.
c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos
comunicados pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía
Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión
Europea.
11.4. Excepciones
Si la información que se traslada a través del canal interno de información, se
encuentra relacionada tanto con infracciones de la normativa sobre blanqueo de
capitales y financiación del terrorismo, como con la normativa sobre la
distribución de seguros, resultará de aplicación la normativa específica sobre
comunicación de infracciones en dichas materias, tal y como se establece en la Ley
2/2023. Por consiguiente, el Responsable del Sistema comunicará al informante el
medio a través del cual deberá realizarse la correspondiente comunicación.
12. INSTRUCCIÓN
Si del contenido de la comunicación realizada a través del Canal de Información,
existieran indicios de la comisión de un incumplimiento legal o de alguna irregularidad,
se iniciará la fase de instrucción del expediente abierto con respecto a dicha
comunicación.
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones adecuadas y pertinentes, y la
práctica de las pruebas que se consideren necesarias, encaminadas al debido
esclarecimiento y determinación de los hechos comunicados, y a la comprobación de
su verosimilitud y materialización, entre las que se incluyen las siguientes:
- Investigar los hechos y recopilar las evidencias necesarias, que permitan
sustentar los resultados de la investigación. - Documentar las acciones realizadas.
- Cumplir con las exigencias de la normativa de protección de datos.
- Elaborar el informe final con el resultado de la instrucción.
En esta fase de Instrucción, se dará trámite de audiencia a la persona afectada, salvo
que se ponga en peligro la capacidad para investigar o recopilar pruebas de manera
eficaz por el riesgo de destrucción o alteración de las mismas por parte de dicha
persona, en cuyo caso este trámite podrá retrasarse hasta un máximo de dos meses.
Así mismo, el trámite de audiencia se dará a los terceros que puedan actuar como
testigos, cuya intervención tendrá carácter estrictamente confidencial.
*Si una comunicación recibida en el Canal de información se encuentra relacionada con
el ámbito de competencia de la Comisión de Actuación frente al Acoso, el
Responsable del Sistema de Información dará oportuno traslado de la misma a la
citada Comisión para su completa tramitación y resolución , todo ello de acuerdo al
“Protocolo para la prevención y tratamiento del acoso moral, sexual o por razón de
sexo” establecido a estos efectos. Esta Comisión informará al Responsable del Sistema
del cierre de sus procedimientos para que éste pueda dejar constancia en su registro
del cierre del expediente.
Si en cualquier momento de la instrucción se tuviese conocimiento de la existencia de
actuaciones en curso en el ámbito judicial o administrativo por los mismos hechos, el
Responsable del Sistema podrá acordar la suspensión de la actuación de instrucción
que se esté llevando a cabo, y reanudarla si hubiera aspectos relevantes no decididos
en aquellos ámbitos.
Conflicto de interés: En ningún caso una persona podrá participar, ni directa ni
indirectamente, en la instrucción (tramitación e investigación) de una comunicación
que le afecte, quedando excluida de la gestión/instrucción de la comunicación,
quedando bloqueado su acceso a cualquier actuación relacionada con la misma.
Igualmente, tampoco podrán participar personas que dependan jerárquicamente de la
afectada, ni personas de las que la persona afectada dependa jerárquicamente.
13. RESOLUCIÓN
Concluidas todas las actuaciones desarrolladas en la fase de instrucción del expediente,
se elaborará un Informe, que, al menos, tendrá los siguientes contenidos:
- a) Una exposición sucinta de los hechos relatados, la fecha de registro, y el código interno asignado para la identificación de la comunicación.
- b) Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la veracidad de los hechos comunicados.
- c) Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencia sy de los indicios que las sustentan, dejando igualmente constancia de las recomendaciones que se considere oportuno realizar.
La persona Responsable del Sistema, de acuerdo con el contenido de este informe,
adoptará alguna de las siguientes decisiones:
a) Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a
la persona afectada. El informante tendrá derecho a la protección prevista en la
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de personas que
informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, salvo
que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de
instrucción, se concluyera que la comunicación a la vista de la información
recabada, debía haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas
previstas en el apartado 11.3 de este Procedimiento.
b) Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de
que los hechos comunicados pudieran revestir el carácter de delito, así resultase
del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la
Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
c) Traslado a la Dirección de la entidad matriz MECANIZADOS, S.A., para la
aplicación de las medidas de corrección y/o, en su caso, disciplinarias que
pudieran corresponder, si de las actuaciones realizadas se concluye que un
integrante de la empresa MECANIZADOS, S.A. ha llevado a cabo una conducta
irregular o ilícita, incumpliendo la normativa interna o externa de obligado
cumplimiento.
Si la implicación en los hechos comunicados y finalmente probados, fuese de un
Socio de Negocio, proveedor de mercancías, servicios y/o suministros, el
Responsable del Sistema dará traslado al Departamento o Área de las empresas
MECANIZADOS, S.A. que haya realizado la contratación o que sea responsable
del cumplimiento de sus compromisos, para la adopción de las medidas que se
consideren adecuadas.
Cuando del contenido de la comunicación o de la instrucción de la misma se ponga de
manifiesto la posible existencia de responsabilidades penales relevantes que puedan
afectar a la cualquiera de las empresas MECANIZADOS, S.A., el Responsable del
Sistema informará de inmediato al Consejo de Administración correspondiente, a través
de la Comisión de Auditoría y Cumplimiento Normativo si existiese, y al Director del
departamento de Asesoría Jurídica.
En el caso de que se compruebe que una comunicación ha sido realizada infringiendo
la buena fe contractual, proporcionando información sobre hechos y/datos falsos o
tergiversados por una persona integrante MECANIZADOS, S.A., tal extremo se pondrá
de manifiesto a la persona responsable de la Dirección de la entidad matriz
MECANIZADOS, S.A., para que se adopten, en su caso, las medidas disciplinarias que
resulten pertinentes.
El plazo para la tramitación del expediente, finalizar las actuaciones, y dar respuesta al
informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en
registro de la información, salvo aquellos casos de especial complejidad que requieran
una ampliación del plazo indicado, el cual podrá extenderse hasta un máximo de otros
tres meses adicionales. Cualquiera que sea la decisión, se comunicará al informante,
salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima.
14. INFORME SOBRE EL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
De forma periódica, y como mínimo una vez al año, el Responsable del Sistema
informará al Consejo de Administración de las empresas MECANIZADOS, S.A., sobre el
número de comunicaciones presentadas, tramitadas y archivadas, la tipología de las
mismas, así como de la necesidad de adopción de medidas adicionales o
complementarias, a fin de mejorar en su caso, la gestión del procedimiento. Esta
información será analizada y valorada con el objeto de mejorar las medidas tendentes
a prevenir cualquier incumplimiento de la normativa que resulte de aplicación, así
como para mitigar el riesgo de que puedan llegar a cometerse los delitos e infracciones
recogidos en el Modelo interno para la Prevención de Riesgos Penales que pudieran
cometerse con los medios o bajo la cobertura de MECANIZADOS, S.A..
Sin perjuicio de lo anterior, de forma extraordinaria, informará a la Dirección General
de las empresas MECANIZADOS, S.A. y a sus Consejos de Administración, cuando
existan circunstancias que así lo requieran.
15. DIVULGACIÓN Y FORMACIÓN SOBRE EL CANAL INTERNO DE
INFORMACIÓN
Con el objetivo de que el Sistema Interno de Información y el Canal de Información
sean efectivos, su existencia se pondrá en conocimiento de todo el personal de la
empresa MECANIZADOS, S.A. a través de un comunicado interno en el que se indique
la forma de acceder al mismo y los trámites del procedimiento.
En todo caso, esta información se mantendrá publicada de forma permanente en la
Intranet de la empresa MECANIZADOS, S.A..
En dicha información se harán constar necesariamente los siguientes aspectos:
- Uso del Canal Interno de Información.
- Principios generales del procedimiento de gestión de las comunicaciones.
- La confidencialidad de las comunicaciones recibidas.
- La protección de la persona informante, haciendo saber que la empresa
garantizará que no se tome ningún tipo de represalia contra las personas
que informen sobre la comisión de irregularidades, exceptuándose
exclusivamente aquellos supuestos en los que quede acreditada la mala fe
de la persona informante, pudiendo adoptarse en este caso las medidas
sancionadoras que legalmente correspondan. - El tratamiento de datos personales en el marco del Sistema Interno de
Información.
16. ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y VIGENCIA
Este Procedimiento deberá revisarse, y si fuese necesario actualizarse, como mínimo
una vez al año, y cuando sea necesario ante cambios materiales en el contenido del
mismo, debiendo quedar registro de cada proceso de actualización, los motivos de ésta
y los cambios realizados.
La responsabilidad de dicha revisión y actualización recaerá en el Responsable del
Sistema, quién remitirá la nueva versión actualizada a la dirección o el departamento
de Cumplimiento Normativo de la entidad matriz MECANIZADOS, S.A., para su análisis
y evaluación.
La citada Comisión evaluará si el contenido del misma continúa siendo adecuado, y lo
someterá a la aprobación del Consejo de Administración de la entidad matriz.
La evolución que contempla el presente apartado se muestra al comienzo del
documento en ‘Control de Versiones’ recogiendo cada nueva versión realizada con la
fecha de actualización y resumen de las modificaciones realizadas.
El presente Procedimiento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el
Consejo de Administración de la entidad matriz MECANIZADOS, S.A..